ホームページを作りたい、今のサイトをリニューアルしたい。そう考えても、問い合わせフォームを開いたところで「何を書けばよいのだろう」と手が止まることはありませんか。
最初の相談で、ページ構成やデザインをすべて決めておく必要はありません。まずは、何をしたいのか、現在どのような状態なのか、どこから相談したいのかが伝わる文章を用意しましょう。
この記事では、制作会社へ初めて連絡する企業・店舗の担当者に向けて、相談文に入れたい内容と、コピーして使える依頼文テンプレートを紹介します。新規制作にもリニューアルにも使える形でまとめました。
目次
- 最初の相談では「目的・現状・相談したいこと」を伝える
- 制作相談の依頼文テンプレート
- テンプレートを埋めるときの7つのポイント
- リニューアルの相談で追加したい情報
- 返信を受けたら、見積もりに含む範囲をそろえる
- よくある質問
- さいたま市・埼玉県でホームページ制作を相談するなら
最初の相談では「目的・現状・相談したいこと」を伝える
短い相談文でも、次の3点があると、依頼したい内容を共有しやすくなります。
- 目的： 問い合わせを増やしたい、採用情報を伝えたい、会社案内を整えたいなど。
- 現状： サイトがない、既存サイトがある、更新方法が分からないなど。
- 相談したいこと： 全体の制作、リニューアル、部分修正、公開後の保守など。
例えば、「ホームページを作りたいです」だけでなく、「さいたま市の設備工事会社です。法人のお客様へ事業内容を伝えるため、会社案内サイトを新しく作りたいと考えています」と書くと、背景が具体的になります。
これは記入例であり、BEARS NETの制作実績を示すものではありません。自社の状況に置き換えてください。
制作相談の依頼文テンプレート
次の文章をコピーし、分かる範囲で書き換えてお使いください。未定の項目は、削除したり「相談して決めたい」と記載したりして構いません。
件名：ホームページの新規制作・リニューアルの相談 ホームページについて相談したく、ご連絡しました。 【会社・店舗について】 会社名・店舗名： 事業内容： 所在地・主な対応エリア： 担当者名： 【現在の状況】 新規制作／リニューアル／部分的な修正： 現在のサイトURL：なし、またはURLを記入 現在困っていること： 【今回実現したいこと】 例：サービス内容を分かりやすくして、法人のお客様からの相談につなげたい 【掲載したい内容・必要な機能】 例：会社案内、サービス紹介、お知らせ、問い合わせフォーム 自社で更新したい内容： 【原稿・写真などの準備状況】 例：会社案内の資料はあるが、Web用の文章や写真は相談したい 【希望する時期・予算】 希望公開時期：未定、または希望時期とその理由 予算：未定、または社内で検討している範囲 【相談したいこと】 例：必要なページ構成、制作範囲、見積もりまでの進め方を知りたい ご対応の可否と、次に必要な情報をご案内いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。
問い合わせフォームに会社名や連絡先の専用欄がある場合、同じ情報を本文へ繰り返し書く必要はありません。フォームの入力項目に合わせて調整してください。
テンプレートを埋めるときの7つのポイント
1．事業内容と、見てもらいたい相手を具体的にする
同じ企業サイトでも、既存のお客様向けの会社案内と、新しい取引先へサービスを紹介するサイトでは、優先して伝えたい情報が異なります。
「法人向けの設備工事」「地域の個人客向けの美容室」など、誰に何を提供しているかを一文で整理しましょう。さいたま市や埼玉県内の集客を重視する場合も、所在地だけでなく、実際に対応しているエリアを添えると相談しやすくなります。
対応していない地域を、集客のためだけに書き足す必要はありません。
2．困りごとは、起きていることと希望を分けて書く
「古いサイトなので全部作り直したい」と感じていても、困っている内容によっては部分修正や情報整理から検討できる場合があります。
例えば、次のように分けて書いてみてください。
- 起きていること：スマートフォンで会社案内の文字が読みづらい。
- こうしたい：外出先からでもサービス内容を確認しやすくしたい。
- まだ分からないこと：今のサイトの修正で対応できるか、作り直すべきか。
原因や解決方法まで、自分で判断してから相談する必要はありません。
3．ページ数よりも、載せたい情報と利用したい機能を伝える
最初から正確なページ数を決めるのが難しい場合は、「会社概要、3つのサービス、採用情報を載せたい」といった伝え方で構いません。
機能についても、名前だけでなく使い方を添えましょう。「予約機能が必要」なら、日時の希望を受け付けるだけなのか、空き枠を選んで予約を確定したいのかを分けると、検討する範囲が明確になります。
複数の見積もりを比較する場合は、同じ説明文を使い、追加で確認した条件もそろえておくと、内容の違いを確認しやすくなります。
4．自社で更新したい情報と、担当者の状況を添える
「お知らせは担当者が更新したい」「サービスページの変更は都度依頼したい」など、公開後の使い方も伝えましょう。更新頻度や、操作する人数が分かれば添えてください。
WordPressやAstro＋microCMSなど、制作方法がまだ決まっていなくても構いません。先に方式を選ぶより、自社で何を更新したいか、どのような機能を残したいかを整理することが出発点になります。
方式の違いを知りたい方は、WordPressとAstro＋microCMSの比較記事も参考にしてください。
5．原稿・写真・ロゴは「あるもの」と「相談したいもの」を分ける
会社案内のパンフレット、商品資料、既存サイトの文章など、すでに使えそうな資料があるかを書きます。新しい文章の作成、写真撮影、図の制作などを依頼したい場合も、その希望を添えましょう。
資料は、最初からすべて添付しなくても構いません。まず種類や準備状況を伝え、送付方法を確認する進め方もあります。
6．公開希望の時期は、理由も伝える
「新店舗の開業に合わせたい」「採用募集を始める前に整えたい」など、時期を決めた背景がある場合は記載しましょう。
希望の時期に制作できるかは、作業範囲や確認・素材準備の状況などによって変わります。日付だけでなく、変更できるかどうかも伝えて確認してください。制作期間を一律に決めつける必要はありません。
7．予算が未定なら、未定と伝えて進め方を相談する
予算を決めるために、まず必要な制作範囲を知りたい場合もあるでしょう。そのときは「社内で予算を検討中のため、必要な内容と費用の考え方から相談したい」と書けます。
予算の範囲がある場合は、原稿や写真の準備、公開後の保守まで含めて考えているかも添えると、前提を共有しやすくなります。
料金の考え方を先に確認したい方は、ホームページ制作の費用に関する記事をご覧ください。本記事では、個別の制作費や相場の金額は提示していません。
リニューアルの相談で追加したい情報
既存サイトがある場合は、現在のURLに加えて、残したい内容や機能を書いておきましょう。
- 今後も掲載したい記事・制作実績・写真。
- 継続したいお問い合わせ・予約・会員などの機能。
- サイトやドメインの管理者を把握しているか。
- ドメインにひもづく会社のメールを使っているか。
- 現在の制作会社や管理担当者へ連絡できるか。
管理方法が分からない場合は、そのこと自体を相談文へ記載してください。初回の問い合わせ本文に、WordPressやサーバーのパスワード、認証コードなどを書き込む必要はありません。 必要な情報と受け渡し方法は、対応する相手を確認してから相談しましょう。
以前の制作会社と連絡が取れない場合は、制作会社と連絡が取れないときの相談方法も参考になります。
返信を受けたら、見積もりに含む範囲をそろえる
相談への返信が届いたら、次に確認する内容を整理します。特に、原稿作成、写真の準備、公開作業、公開後の更新・保守は、誰がどこまで担当するかを確認しましょう。
まだ決まっていない条件がある場合は、何を仮の前提として見積もるのか、どの条件が変わると再見積もりになるのかを共有しておくと、検討を進めやすくなります。
会社の承認が必要であれば、社内での確認担当者や、決定までの流れもあわせて整理しておきましょう。
よくある質問
参考サイトやデザインの希望がなくても相談できますか？
最初は「落ち着いた印象にしたい」「スマートフォンで情報を探しやすくしたい」など、希望を文章で伝える方法があります。参考サイトがある場合も、どの部分を参考にしたいかを添えましょう。
複数の会社へ同じ依頼文を送ってもよいですか？
比較の前提をそろえるため、共通の依頼文を使う方法があります。各社の返信で条件が変わった場合は、金額だけでなく、作業範囲や支給素材の条件も確認してください。
問い合わせた時点で、制作方法まで決める必要がありますか？
必要な機能や更新方法を相談しながら検討できます。「WordPressを継続したい」「管理の負担を減らしたい」など、今の希望と判断に迷っている点を分けて伝えましょう。対応できる方法や条件は依頼先へ確認してください。
さいたま市・埼玉県でホームページ制作を相談するなら
BEARS NETでは、さいたま市を拠点にホームページ制作・リニューアル、WordPressの保守や改修などに対応しています。
相談文を作るときは、まず「事業内容」「現在のサイトURL」「実現したいこと」の3点から整理してみてください。まだ決まっていないことは、そのまま相談事項として添えていただけます。